Nhà trường ban hành hướng dẫn quy trình xử lý tạm dừng/thôi học/học lại cho Sinh viên hệ Chính quy theo hình thức trực tuyến, cụ thể như sau:
1. Nguyên tắc: Quy trình xử lý tạm dừng/thôi học/học lại cho SV được tuân thủ theo Quy trình phục vụ Sinh viên số 36: QT-TS&CTSV-TDTHHL có hiệu lực từ ngày 01/4/2020, chỉ thay đổi về hình thức xử lý đơn theo hình thức trực tuyến.
2. Quy trình TẠM DỪNG/THÔI HỌC gồm 04 bước như sau:
Bước 1: SV nộp yêu cầu trực tuyến (mẫu theo Biểu mẫu 1, 2) cho email phụ trách học vụ của Khoa (danh sách email ).
Lưu ý: Các đơn vị chỉ xử lý khi SV gửi yêu cầu bằng email do trường cấp để xác thực chính xác SV có nguyện vọng được xử lý học vụ.
Bước 2: Ở bước này, khi ghi nhận lý do tạm dừng/thôi học của SV, thư ký Khoa trình Ban Chủ nhiệm Khoa tình huống cụ thể để Ban Chủ nhiệm Khoa chỉ đạo tư vấn viên hoặc trực tiếp tư vấn hỗ trợ cho SV. Sau khi có ý kiến đồng ý của BCN Khoa, nhân sự phụ trách học vụ Khoa, thực hiện đăng ký tạm dừng/thôi học trên phần mềm quản lý Student, xác định tình trạng của SV
- SV đang học và không nợ học phí: nhập thông tin năm học học kỳ, lý do tạm dừng/thôi học và số học kỳ (nếu tạm dừng) theo đơn đề nghị của SV sau đó bấm lưu và chuyển tiếp (forward) email cho cán bộ phụ trách thư viện (email) sang bước 3.
- SV đang học và nợ học phí: trả lời (reply) email cho SV về tình trạng nợ học phí, yêu cầu SV kiểm tra và hoàn tất học phí, kết thúc xử lý. Nếu vẫn có nhu cầu tạm dừng/thôi học, SV làm lại bước 1. Gửi email về tình huống SV xin tạm dừng nhưng nợ học phí cho phòng Kế hoạch Tài chính thông qua email: lendhk@hcmute.edu.vn, phòng KHTC tiến hành theo dõi và cập nhật ngay trên hệ thống cho SV hoàn tất học phí nợ.
Bước 3: Thư viện nhận email của Khoa, tiến hành nghiệp vụ xử lý nợ sách của SV, nếu SV nợ sách, gửi mail yêu cầu SV hoàn tất công nợ. Sau khi SV hoàn tất công nợ, tiếp tục chuyển tiếp email cho phòng Tuyển sinh và CTSV đồng thời CC cho email SV.
Bước 4: Phòng Tuyển sinh và CTSV tiến hành nghiệp vụ trình Lãnh đạo trường ký quyết định cho phép SV tạm dừng/thôi học. Thời gian trả kết quả tối đa 10 ngày kể từ ngày nhận email của Thư viện (không tính ngày Lễ, Tết, thứ Bảy, Chủ nhật). Sau 05 ngày kể từ ngày nhận được email xác nhận hoàn tất công nợ của Thư viện, SV xem tình trạng trên trang online.hcmute.edu.vn.
Phòng TS&CTV xử lý kỹ thuật cho yêu cầu của SV, nếu không hợp lệ hoặc yêu cầu thêm sẽ trả lời lại cho Khoa và SV. Nếu hồ sơ hợp lệ, chuyển tiếp mail cho nhân viên xử lý: thulpva@hcmute.edu.vn (cô Thư). Nhân viên xử lý tiến hành in email có đủ các xác nhận, tiến hành in ấn quyết định liên quan, trình Lãnh đạo trường phê duyệt, trả kết quả lại cho Khoa và SV qua email của Khoa và SV.
3. Quy trình HỌC LẠI gồm 02 bước như sau:
Bước 1: SV email (theo mẫu) cho Phòng Tuyển sinh và CTSV qua email: huukhanhch@hcmute.edu.vn (anh Khanh – Phó Phòng Tuyển sinh và Công tác SV). Nhà trường chỉ xử lý khi SV gửi yêu cầu bằng email do trường cấp để xác thực chính xác SV có nguyện vọng được xử lý học vụ
Bước 2: Phòng Tuyển sinh và CTSV tiến hành nghiệp vụ trình Lãnh đạo trường ký quyết định cho phép SV học lại. Thời gian trả kết quả tối đa 10 ngày kể từ ngày nhận email của SV (không tính ngày Lễ, Tết, thứ Bảy, Chủ nhật). Sau 05 ngày kể từ ngày gửi đơn xin học lại, SV xem tình trạng trên trang online.hcmute.edu.vn
P. TS&CTSV xử lý kỹ thuật cho yêu cầu của SV, nếu không hợp lệ hoặc yêu cầu thêm sẽ trả lời lại cho SV. Nếu hồ sơ hợp lệ, chuyển tiếp mail cho nhân viên xử lý: thulpva@hcmute.edu.vn (cô Thư). Nhân viên xử lý tiến hành in email có đủ các xác nhận, tiến hành in ấn quyết định liên quan, trình Lãnh đạo trường phê duyệt, trả kết quả lại cho SV qua email của SV.